Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi Nedir ?

Doküman yönetimi , kurumların varlıkları süresince ürettiği her türlü belge , doküman ve belge yönetimi , doküman ve belge yönetim sistemi ile  bilgi ve görsel materyalleri saklamak, yönetmek ve izlemek için bir bilgisayar sisteminin ve yazılımının kullanılmasını Doküman Yönetim Sistemi olarak adlandırıyoruz. Belge ve içerik yakalama ise dokümanları ve belgeleri izlemek, saklamak ve kontrol etmek için gerekli olan süreçleri içeriyor. Bimser’in bu konuda müşterilerine sunduğu Doküman Yönetim Sistemi yazılımının temel özelliklerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

Check-in/check-out ile aynı anda birden fazla kişinin dokümanı düzenlemesini koordine edebilir ve bir başkasının üzerine yazmasını engelleyebilirsiniz.

Versiyon kontrolü ile bir belgenin mevcut haline nasıl geldiğini ve farklılıklarını görebilirsiniz. Audit trail sayesinde belgenin yaşamı boyunca kimler tarafından kullanıldığı ve kimler tarafından erişildiği bilgisini tutabilirsiniz.

Belgeleri depolamak, arşivlemek ve bu arşivleri yönetmek için dosyalama sistemini kullanabilirsiniz.

Büyüklüğü ne olursa olsun ya da hangi endüstride bulunursa bulunsun tüm kurumların temel amaçları iş süreçlerini kolaylaştırmak ve verimliliği arttırmak. eBA doküman yönetimi ve arşiv yönetimi yazılımlarımız, milyonlarca belge içinden doğru belgeye saniyeler içerisinde ulaşmayı sağlar, dosyalama ve onaylama gibi sıkıcı ve zaman alan manuel süreçleri otomatikleştirerek, bu süreçlerden oluşturulan belge ve bilgilerin elektronik ortamda üretilmesini veya işlenmesini sağlar. Hatta iş yerindeki masanızdan uzaktayken bile bu dokümanlara ve süreçlere mobil cihazlarınızdan ulaşabilirsiniz. Olağanüstü durumlar için tüm kurumsal dokümanlarınızın merkezi bir yerde depolanmasını ve yedeklenmesini sağlayabilirsiniz.

Aynı zamanda belge kayıplarının önüne geçebilirsiniz. Doküman Yönetimi sistemi yazılımı sayesinde, çalışanların zamanlarını bu işlere harcamak yerine, en iyi yaptıkları işe odaklanmalarını sağlayabilirsiniz. Fatura yönetimi, sözleşme yönetimi, işe giriş çıkış gibi doküman tabanlı süreçlerde doküman yönetim sistemi yazılımımız ile hızlı ve daha etkili çözümler oluşturabilirsiniz. Ayrıca İş Akışı Yönetim Sistemi çözümü ile birlikte dokümanların sizi yönetmesini engelleyebilirsiniz. Zira bu dokümanlar sizin iş süreçlerinizin girdisi ya da çıktısı durumundadır. Dokümanlarda meydana gelen değişikliklerden etkilenen süreç ya da çalışanlarınızı eş zamanlı olarak haberdar ederek süreçlerinizin yeni düzene göre çalışmasını ve çalışanlarınızın bu dokümanların son haline ulaşmasını sağlayabilirsiniz

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi, elektronik belgeleri ve bir belge tarayıcı kullanılarak yakalanan kağıt tabanlı bilgilerin elektronik görüntülerini depolamak, yönetmek ve izlemek için bir bilgisayar sistemi ve yazılımının kullanılmasıdır. Doküman yönetimi, kuruluşunuzun elektronik belgelerini nasıl depoladığı, yönettiği ve izlediğidir. Belgelerin varlığı, bir uygulamanın tüm yönlerinin izlenmesine yardımcı olur ve bir yazılım ürününün kalitesini artırır. Ana odak noktaları geliştirme, bakım ve diğer geliştiricilere bilgi aktarımıdır.